Cómo gestionar un evento corporativo (y no morir en el intento)

14 de Septiembre de 2018

En la organización de un evento corporativo es importante mimar cada detalle. En estos actos se busca aumentar la notoriedad de marca y, a la vez, impactar de la mejor manera en el mundo digital, ya sea en prensa o en redes sociales.

El pasado viernes organizamos un evento para Vente-privee que fue todo un éxito. Por ello, queremos compartir todos los aspectos más importantes a la hora de desarrollar un proyecto como este.

Claves para lograr el éxito en tus eventos corporativos:

Fecha: es lo primero que debemos determinar con el cliente, ya que a partir de aquí podremos empezar a organizar el evento. Una vez escogida la fecha podremos decidir si celebrar el evento en el exterior, si es mejor presentar comida fría o caliente, etc. Es conveniente realizar el evento durante las semanas que haya alguna feria sectorial importante en la ciudad, ya que esto nos asegura la presencia de más profesionales del sector en la zona. Sin embargo, es mejor no escoger la misma fecha que otro evento importante de la competencia, ya que entonces los asistentes tendrán que escoger entre uno u otro. 

Lugar: es importante escoger un sitio accesible, lo más céntrico posible y que cuente con una salida al aire libre. En el caso que organicemos un evento al aire libre es importante pensar en un plan B, ya que, si ese día el tiempo se tuerce, es imprescindible tener una carpa o una sala interior reservada.

Concepto: todos los eventos se organizan en base a un concepto clave. En función de las necesidades del cliente se tiene que elaborar un concepto con el que dirigiremos todo el plan de comunicación y producción del evento. En nuestro caso concreto desarrollamos el concepto "You Look Great", aprovechando que el cliente se dedica al sector de la moda, y lo materializamos con una puesta en escena basada en espejo. Tratando la idea de que la imagen de una persona es el reflejo de su personalidad, del mismo modo que una marca es el reflejo de sus valores.

Invitados: es interesante invitar a las empresas del sector, así como influencers que puedan ampliar el alcance de nuestro evento comunicándolo en sus redes sociales.

Invitaciones: estas pueden enviarse tanto en físico como por e-mail. Su diseño siempre tendrá que ir acorde al concepto establecido y es recomendable enviar 1 o 2 reminders para recordar el evento.

Tecnología: el uso de pantallas o monitores puede ayudarnos a plasmar vídeos de la marca, ideas o mensajes que queramos comunicar ese día. Además, podemos incorporar fotomatones innovadores como el magic mirror, una pantalla que te hace fotografías y te las imprime al instante.

Redes Sociales: también puede ser interesante tener una estrategia mobile y retransmitir en directo el evento en Instagram, Facebook y demás canales digitales. De esta manera estaremos haciendo que nuestro evento llegue a más personas y que más gente hable de él.

Hashtags: hoy en día, con el uso de las redes sociales, es importante crear y comunicar un hashtag para que el día del evento todos los invitados puedan añadirlo al publicar sus fotografías en las redes sociales.

La gestión de un evento corporativo implica una perfecta organización de todos los puntos anteriores, pero además, debemos demostrar que no es un evento más en el calendario. Por ello, el concepto debe estar muy bien pensado y a partir de ahí, determinar todos los demás aspectos de la manera más creativa posible.